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Datenschutzerklärung und Impressum: Die Grundlagen für deine Website
Datenschutzerklärung und Impressum gehören zu fast jeder Website. Hier liest du, was hineingehört, wie ein Fragebogen hilft und welche Angebote dazu passen.
Wofür braucht eine Website Datenschutzerklärung und Impressum?
Das Impressum sagt, wer die Website betreibt und wie man diese Person erreicht. Die Datenschutzerklärung erklärt Besuchern, welche personenbezogenen Daten du erhebst, wofür, wie lange und welche Rechte sie haben.
Das Impressum, auch Anbieterkennzeichnung genannt, ist für geschäftsmäßige Websites vorgesehen. Die Grundlage dafür findest du in § 5 DDG (Digitale-Dienste-Gesetz). Besucher sollen erkennen können, mit wem sie es zu tun haben und wie sie diese Stelle schnell erreichen.
Die Datenschutzerklärung folgt einer anderen Logik. Sobald deine Seite etwa Server-Logdateien schreibt, ein Kontaktformular anbietet oder Besucher zählt, werden Daten verarbeitet. Darüber informierst du die Besucher in verständlicher Form. Beide Seiten sollten von jeder Unterseite aus mit einem Klick erreichbar sein, meist im Fußbereich.
Welche Angaben stehen typischerweise darin?
Im Impressum stehen Name, Anschrift und Kontaktwege, bei Firmen zusätzlich Rechtsform, Vertretung und Registerangaben. Die Datenschutzerklärung nennt den Verantwortlichen, Zwecke, Empfänger, Speicherdauer und die Rechte der Betroffenen.
Welche Impressumsangaben nötig sind, hängt von deiner Situation ab. Eine Einzelperson nennt in der Regel Namen, ladungsfähige Anschrift und eine schnelle elektronische Kontaktmöglichkeit. Bei einer GmbH kommen die Geschäftsführung, das Registergericht und die Handelsregisternummer hinzu, bei steuerpflichtigen Unternehmen oft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
In der Datenschutzerklärung wird für jede Funktion der Website beschrieben, was passiert. Typisch sind Hosting, Logdateien, Kontaktformular, Newsletter, eingebettete Videos, Schriftarten von Fremdservern und Statistik. Wer solche Bausteine nicht nutzt, muss sie auch nicht erwähnen. Genau das macht eine pauschale Vorlage unpraktisch.
Checkliste vor dem Erstellen
- Welche Formulare und Funktionen hat meine Website?
- Welche Dienste Dritter sind eingebunden (Videos, Karten, Schriften)?
- Setze ich Statistik oder Tracking ein, und mit oder ohne Cookies?
- Wer ist verantwortlich und wie ist diese Person erreichbar?
- Gibt es Auftragsverarbeiter, etwa für Hosting oder Newsletter?
Warum hilft ein Fragebogen beim Erstellen?
Ein Fragebogen zwingt dich, deine Website systematisch zu beschreiben. Aus den Antworten entsteht ein Text, der zu deinen tatsächlichen Funktionen passt, statt einer allgemeinen Mustererklärung mit Bausteinen, die du gar nicht nutzt.
Ein Beispiel dafür ist die Erstellung von Datenschutzerklärung und Impressum der interev GmbH. Laut Angebotsbeschreibung werden beide Texte nach einem Fragebogen individuell erstellt und per E-Mail geliefert, der Ablauf ist in fünf Schritten beschrieben. Zusätzlich gibt es optional ein Zusatzangebot für Aktualisierungen.
Wie wirken sich Statistik und Chatbot auf die Datenschutzerklärung aus?
Jedes Werkzeug, das Besucherdaten verarbeitet, gehört in die Datenschutzerklärung. Das gilt für Statistik, Chatbots und Formulare. Welche Daten wohin fließen, bestimmt, was du beschreiben und gegebenenfalls vertraglich regeln musst.
Web-Statistik ist ein gutes Beispiel. Der AI-Driven Cookieless Tracker Standard ist eine selbst betriebene Analytics-Software ohne Cookies für eine Domain mit bis zu 100.000 Seitenaufrufen im Monat. Laut Beschreibung bleiben die Daten auf der eigenen Infrastruktur, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Wunsch möglich. Das erleichtert die Beschreibung, ersetzt sie aber nicht.
Auch ein Chatbot verarbeitet Eingaben der Besucher. Der AI ChatBot Basic von Helt AI Universum wird als individuell eingerichteter FAQ-Chatbot für die Firmenwebseite angeboten, der Anbieter nennt Namen, Anschrift, Telefon und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und hat ausführliche AGB. Klär mit dem Anbieter, welche Angaben du in deine Datenschutzerklärung übernimmst.
Woran erkennst du ein sauberes Impressum bei Anbietern?
Ein vollständiges Impressum nennt Namen, Anschrift und Kontakt des Anbieters, bei Firmen auch Vertretung und Registerangaben. Wer das bei anderen prüft, lernt gleichzeitig, was auf der eigenen Website stehen sollte.
Als Orientierung kannst du die Impressen der Anbieter in diesem Bereich ansehen. Bei MyDF-Alive Publish Studio, einer browserbasierten KI-Software für Kurse und Bücher, stehen laut Angebot Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail der Betreiberin im Impressum. Das ist genau die Art von Angaben, die auch deine eigene Seite braucht.
Beim Anbieter der Datenschutz-Erstellung sind laut Angebot zusätzlich Geschäftsführer und Handelsregisternummer genannt. Eine ausführliche Anleitung zum Prüfen findest du im Ratgeber Impressum prüfen: Wer steckt hinter dem Angebot?. Mehr Angebote aus diesem Bereich sammelt die Kategorie Software und Technik.
Wann musst du beide Seiten aktualisieren?
Immer dann, wenn sich an deiner Website oder an den Angaben zum Betreiber etwas ändert: neues Formular, neues Werkzeug, neue Anschrift oder neue Rechtsform. Ein regelmäßiger Blick pro Jahr schadet nicht.
Eine Datenschutzerklärung ist eine Momentaufnahme. Bindest du später ein Video, einen Newsletter-Dienst oder eine Statistik ein, stimmt der alte Text nicht mehr. Notiere dir deshalb bei jeder Änderung an der Website, ob sich die Datenverarbeitung ändert, und passe den Text an.
Das Impressum muss ebenfalls aktuell sein. Zieht dein Unternehmen um oder wechselt die Rechtsform, gehört die Änderung sofort hinein. Manche Anbieter bieten Aktualisierungen als optionale Leistung an. Das ist praktisch, wenn du selbst nicht regelmäßig prüfen willst. Lies in dem Fall genau, was die Aktualisierung umfasst. Bei rechtlichen Fragen im Einzelfall hilft eine Beratung, dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Kann ich eine Datenschutzerklärung einfach kopieren?
Das ist nicht ratsam, weil der Text zu deinen tatsächlichen Funktionen passen muss. Fremde Texte beschreiben oft Dienste, die du nicht nutzt, oder lassen deine eigenen aus.
Wo gehören Datenschutzerklärung und Impressum auf der Seite hin?
Üblich ist ein gut sichtbarer Link im Fußbereich, der von jeder Unterseite aus erreichbar ist. Beide Seiten sollten ohne Umwege mit einem Klick zu finden sein.
Brauche ich bei Statistik ohne Cookies auch eine Erklärung?
Ja, auch ohne Cookies können Daten verarbeitet werden. Beschreibe in der Datenschutzerklärung, welches Werkzeug du nutzt, welche Daten anfallen und wo sie gespeichert werden.
Quellen
Die Regeln der Plattform und die Gesetzesstellen in diesem Ratgeber stammen aus diesen Seiten, gelesen am . Angaben zu einzelnen Produkten stammen aus unseren Bewertungen und sind dort datiert.
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