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E-Rechnung: Was Selbstständige jetzt über die Pflicht wissen sollten
Was ist eine E-Rechnung, welche Formate gibt es und was heißt die Pflicht für kleine Betriebe im Alltag? Eine allgemeine Einordnung ohne Rechtsberatung.
Was ist eine E-Rechnung und seit wann gilt die Pflicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Ihr Empfang ist in Deutschland seit Anfang 2025 Pflicht, für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen. Aktuelle Termine prüfst du bei offiziellen Stellen.
Entscheidend ist der Aufbau: Die Angaben stehen nicht nur als Bild oder Text auf einer Seite, sondern als Datensatz, den eine Software automatisch einlesen kann. Dadurch lassen sich Rechnungen ohne Abtippen in die Buchhaltung übernehmen. Gerade bei vielen kleinen Rechnungen spart das Zeit, und die Gefahr von Tippfehlern bei Beträgen, Daten und Rechnungsnummern sinkt spürbar.
Weil sich Fristen und Einzelheiten ändern können, ersetzt dieser Beitrag keine Beratung. Frag bei der Steuerberatung oder dem Finanzamt nach, welche Regeln für deinen Betrieb gerade gelten und ab wann du E-Rechnungen selbst ausstellen musst. Notiere dir die Fragen vorab, etwa welche Formate deine Kunden senden und wie du Rechnungen ablegst, damit das Gespräch kurz und konkret bleibt.
Ist ein normales PDF schon eine E-Rechnung?
Nein. Ein gewöhnliches PDF ist nur ein Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung enthält zusätzlich oder ausschließlich einen strukturierten Datensatz, den Programme direkt auslesen und weiterverarbeiten können.
Das ist die häufigste Verwechslung. Eine Rechnung, die du in Word oder Excel schreibst und als PDF speicherst, sieht korrekt aus, enthält aber keine maschinenlesbaren Felder. Der Empfänger muss sie weiterhin per Hand erfassen. Auch der Versand per E-Mail ändert nichts daran: Ob ein Anhang eine E-Rechnung ist, entscheidet allein sein Inhalt, nicht der Übertragungsweg.
Bei hybriden Formaten steckt der Datensatz unsichtbar im PDF, bei reinen Formaten besteht die Datei nur aus Daten. Welche Variante du brauchst, hängt von deinen Kunden ab. Frag bei größeren Abnehmern und öffentlichen Auftraggebern nach, welches Format sie erwarten. Frage im Zweifel nach, welches Format dein Gegenüber bevorzugt, bevor du die erste Rechnung im neuen Verfahren verschickst.
Welche Formate gehören zur E-Rechnung?
In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD üblich. Beide folgen einem EU-weiten Standard. XRechnung besteht nur aus Daten, ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten Daten.
XRechnung wird häufig von öffentlichen Auftraggebern verlangt, oft zusammen mit einer Leitweg-ID als Adresse im Behördenverkehr. ZUGFeRD ist im Geschäftsverkehr beliebt, weil Menschen das PDF lesen und Programme den Datensatz nutzen können. Bei Aufträgen von Behörden solltest du die Anforderungen des Auftraggebers rechtzeitig erfragen, weil Zusatzangaben nötig sein können.
Daneben gibt es weitere Austauschformate, etwa UBL. Für kleine Betriebe ist entscheidend, dass die gewählte Software die gängigen Formate erzeugen und einlesen kann. Prüfe die Funktionsliste, bevor du dich festlegst. Lies die Funktionsliste der Software genau und notiere dir, welche Formate zum Erzeugen und welche zum Lesen genannt werden, bevor du eine Testversion startest.
Was bedeutet das für kleine Betriebe im Alltag?
Du brauchst eine Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen und zu lesen, und später auch, sie zu erstellen. Außerdem sollten Stammdaten, Rechnungsnummern und die Aufbewahrung sauber geregelt sein.
Zuerst geht es um den Empfang: Ein E-Mail-Postfach, in dem Rechnungen ankommen, und ein Programm, das sie anzeigt. Danach kommt die Ausstellung: Kundendaten, Steuerangaben und fortlaufende Rechnungsnummern müssen in der Software stimmen. Ein fester Ablauf hilft: Eingang prüfen, Rechnung ablegen, zur Buchhaltung weitergeben, und das möglichst immer in derselben Reihenfolge.
Bei der Aufbewahrung gilt der Grundsatz, dass das Original in seiner strukturierten Form erhalten bleiben soll. Ein Ausdruck allein reicht dafür in der Regel nicht. Wie du das konkret regelst, klärst du mit deiner Steuerberatung. Lege dafür einen Ordner mit klarer Struktur an und sichere ihn regelmäßig, sodass du Rechnungen auch Jahre später schnell wiederfindest.
Fragen für den Start
- Welche Formate verlangen meine Kunden?
- Kann meine Software E-Rechnungen erzeugen und lesen?
- Wo bewahre ich die Dateien auf?
- Gelten für mich als Kleinunternehmer Sonderregeln?
- Wer hilft bei Fragen zur Umstellung?
Welche Angebote decken E-Rechnung ab?
Auf Digistore24 gibt es Programme für Windows, Browser und Excel, die ZUGFeRD, XRechnung oder beides unterstützen. Die Unterschiede liegen bei Plattform, Funktionsumfang und Testphase.
E-Rechnung Business Pro 2027 ist eine Rechnungssoftware für Windows 11 mit PDF-Ausgabe sowie Unterstützung für ZUGFeRD und XRechnung. Laut Formular lässt sich die Version 2027 30 Tage testen. Rechnungs-Studio ist eine Offline-App mit Excel-Arbeitsmappe für Rechnungen, Angebote und E-Rechnung in fünf Sprachen, mit sieben Tagen Testzeit und Anbieter mit Name und Anschrift im Impressum.
Wer lieber im Browser arbeitet, findet bei GewerkFlow Small ein Online-Programm für Rechnungen, Angebote, E-Rechnung und Mahnungen. die Browser-App mit Fahrtenbuch erzeugt XRechnung und UBL, bringt Leitweg-ID-Prüfung, GiroCode und CSV-Import mit. Wer Excel bevorzugt, schaut auf das XEVARIA Profi Master Set mit 42 Vorlagen. Mehr dazu in der Kategorie Software und Technik.
Worauf achtest du bei der Auswahl einer Rechnungssoftware?
Achte auf unterstützte Formate, Plattform, Testmöglichkeit, Anbieterangaben im Impressum und klare Angaben zur Lizenz. So findest du heraus, ob das Programm zu deinem Arbeitsalltag passt.
Lies, welche Formate genannt werden und ob E-Rechnungen nur erzeugt oder auch gelesen werden können. Eine Testphase hilft, den Ablauf mit einer Beispielrechnung durchzuspielen, bevor du Kundendaten erfasst. Spiele damit den kompletten Ablauf durch: Kunde anlegen, Rechnung erstellen, Datei exportieren und in einem Viewer öffnen, um die Angaben zu kontrollieren.
Prüfe außerdem, wer hinter dem Angebot steht. Wie du das Impressum liest und was dort stehen sollte, erklärt der Ratgeber Impressum prüfen: Wer steckt hinter dem Angebot?. Bei Fragen zur Umsatzsteuer hilft die Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich als Selbstständiger E-Rechnungen empfangen können?
Der Empfang ist in Deutschland seit Anfang 2025 grundsätzlich Pflicht für inländische Unternehmen. Du brauchst also ein Postfach und ein Programm, das die Formate anzeigen kann. Details klärst du mit Steuerberatung oder Finanzamt.
Reicht ein PDF aus Word oder Excel als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF enthält keine strukturierten Daten. Eine E-Rechnung braucht ein maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das eine passende Software erzeugt.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der Rechnungen an öffentliche Auftraggeber richtig zugeordnet werden. Bei XRechnung wird sie häufig verlangt. Frag den Auftraggeber, welche Angabe er für seine Rechnung braucht.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Für Kleinunternehmer gibt es Besonderheiten, vor allem beim Ausstellen. Das Empfangen betrifft aber auch kleine Betriebe. Welche Regel für dich gilt, solltest du aktuell bei Finanzamt oder Steuerberatung erfragen.
Quellen
Die Regeln der Plattform und die Gesetzesstellen in diesem Ratgeber stammen aus diesen Seiten, gelesen am . Angaben zu einzelnen Produkten stammen aus unseren Bewertungen und sind dort datiert.
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